Welche Dokumente kann ich mit EIBEX verwalten?

Mit EIBEX können Sie verschiedene Dokumente wie Gewerbeanmeldungen, Versicherungsnachweise, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und mehr zentral verwalten und organisieren.

Was ist die EIBEX Sammelanfrage?

Mit der Sammelanfrage können Sie alle benötigten Dokumente eines Geschäftspartners mit nur einer Anfrage anfordern. EIBEX erkennt automatisch, welche Nachweise erforderlich sind, und erstellt eine vollständige Anforderung.

Welche Funktionen bietet das EIBEX Portal?

Das EIBEX Portal ermöglicht den sicheren und effizienten Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern. Es bietet jederzeit Zugriff auf aktuelle Nachweise ohne den Bedarf an E-Mail-Verkehr.

Kann ich individuelle Dokumententypen in EIBEX erstellen?

Ja, EIBEX erlaubt die Definition eigener Dokumententypen, die spezifisch auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Wie hilft EIBEX bei der Verwaltung des Fuhrparks?

EIBEX ermöglicht das Anlegen von Profilen für Fahrzeuge, inklusive Erfassung von Daten wie Baujahr, Kennzeichen und TÜV-Terminen, sowie automatischen Erinnerungen an wichtige Fristen.

Was ist die Eventfunktion in EIBEX?

Die Eventfunktion erinnert Sie an wichtige Ereignisse wie Geburtstage oder Firmenjubiläen und ermöglicht die Konfiguration individueller Erinnerungen.

Wie funktioniert der Schnellexport in EIBEX?

Mit dem Schnellexport können Sie alle hochgeladenen Dokumente in einer strukturierten ZIP-Datei komprimieren und schnell mit Partnern oder Behörden teilen.

EIBEX hält Ihre Bauvorhaben am Laufen

Q: Wie unterstützt EIBEX bei der Verwaltung von Subunternehmern und Auftraggebern?

EIBEX ermöglicht das einfache Anlegen und Verwalten von Profilen für Subunternehmer, Auftraggeber, Mitarbeiter und Fahrzeuge, inklusive automatischer Formatierung von Steuernummern.

Alles in bester Ordnung

Alle Dokumente an einem Ort und immer zur Hand

Mit EIBEX können Sie alle relevanten Dokumenten zu Subunternehmern, Auftraggebern, Mitarbeitern oder zum Fuhrpark übersichtlich an einem Ort organisieren und zuordnen. Zusätzlich können Ablauf- oder Erinnerungstermine eingegeben werden, sodass Sie Hinweise per Mail erhalten, sollten Dokumente ihre Gültigkeit verlieren und aktuelle Dokumente gefragt sein.

Unterstütze Dateitypen sind: pdf, jpg, jpeg, png, gif, doc, docx, heic, pages, zip.

Egal ob einer oder mehrere

Einfache Verwaltung von Subunternehmen, Auftraggebern, Mitarbeitern* und Fahrzeugen**

Das Anlegen von Profilen für Ihre Subunternehmer, Auftraggeber, Mitarbeiter und Fahrzeuge in EIBEX ist kinderleicht. Nutzen Sie die kinderleichte Finanzamtsuche und lassen Sie Steuernummern automatisch in die korrekte Schreibweise formatieren.

*Ab EIBEX PRO
**Ab EIBEX BASIC

Einhaltung von § 48b EStG

Automatische Überwachung von Freistellungsbescheinigungen

Eine Kernfunktion von EIBEX ist die automatische, regelmäßige Prüfung der Freistellungsbescheinigungen aller an Bauprojekten beteiligten Subunternehmer. So behalten Sie jederzeit den Überblick und stellen sicher, dass alle Dokumente aktuell und gültig sind.

Erfassen Sie einen Subunternehmer inklusive Steuernummer in EIBEX.
Hinterlegen Sie die Freistellungsbescheinigung samt Sicherheitscode oder fordern Sie diese direkt über EIBEX an.
EIBEX prüft sofort, ob die hinterlegten Daten korrekt und gültig sind.
Das System führt tägliche Abfragen Ihrer Freistellungsbescheinigungen durch.*
Falls Probleme auftreten, erhalten Sie umgehend eine Benachrichtigung und können sofort reagieren.

Mit EIBEX behalten Sie Ihre Nachweise immer im Blick – einfach, automatisiert und zuverlässig.

* Ein vollständiger Aktualisierungszyklus Ihrer Freistellungsbescheinigungen kann bis zu 48Std. in Anspruch nehmen.

EIBEX Freistellungsbescheinigung Sofortbestätigung

EIBEX Freistellungsbescheinigung Übersicht

Checkliste zum Erfolg

Unsere Dokumentationsempfehlung macht die Verwaltung einfach

Passgenau auf die Bedürfnisse der Baubranche haben wir unsere Dokumentationsempfehlung entwickelt. Alle relevanten Dokumente werden hier erfragt, Sie können diese direkt hochladen oder bei den Subunternehmen, Auftraggebern oder Mitarbeitern per Mail anfordern. Mit der Mail erhält der Empfänger einen Uploadlink und kann ihre Unterlagen direkt in EIBEX laden. Sie erhalten Infos über den aktuellen Stand. Dank unserer Liste können auch unerfahrene Mitglieder im Team die wichtige Dokumenationspflicht im Unternehmen sicher übernehmen.

Beispiel-Dokumente der Checkliste:
Gewerbeanmeldung, HP-Versicherung, Steuerschuldnerschaft, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Mindestlohn, SOKA-Bau, Handwerksrolle, etc.

EIBEX-Sammelanfrage

Alle relevanten Dokumente mit nur einer Anfrage anfordern

Mit der EIBEX-Sammelanfrage fordern Sie alle notwendigen Dokumente eines Geschäftspartners mit nur einer Anfrage an. Kein mühsames Durchklicken einzelner Dokumente – EIBEX erkennt automatisch, welche Nachweise benötigt werden, und erstellt eine vollständige Anforderung. Besonders praktisch: Ihr Geschäftspartner erhält einen direkten Link zu Ihrer persönlichen EIBEX-Portalseite, sodass er die abhängigen Dokumente von Ihnen direkt im Gegenzug erhält.

EIBEX Portal

Ihr smarter Dokumentenaustausch

Mit dem EIBEX-Portal verwalten und teilen Sie geschäftsrelevante Dokumente sicher und effizient. Ihre Geschäftspartner haben jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Nachweise – ohne lästigen E-Mail-Verkehr.

Besonders praktisch: Sie können den Link zu Ihrer persönlichen EIBEX-Portalseite direkt in die Dokumentenanforderung einfügen, sodass Ihre Partner alle benötigten Unterlagen sofort abrufen können. Sparen Sie Zeit, minimieren Sie Aufwand – digital, schnell und sicher.

Individuelle Dokumententypen

Optimale Erweiterbarkeit für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen hat besondere Bedürfnisse im Hinblick auf die Dokumentenverwaltung. Daher bietet Ihnen EIBEX die Möglichkeit über die voreingestellten Dokumententypen hinaus auch eigene Typen zu definieren, die Ihren Subunternehmen, Auftraggebern, Mitarbeitern* und Fahrzeugen* zugeordnet werden können.

Mit diese Funktion können Sie EIBEX individuell und smart auf Ihre Bedürfnisse anpassen!

*ggf. Paketupgrade erforderlich

Events

An alles Gedacht

Mit der Eventfunktion behalten Sie alles im Blick was jenseites der Geschäftspartner ansteht. Sie können sich an Geburtstage, Firmenjubiläen oder komplett selbst konfigurierte Ereignisse erinnern lassen.

Sie erhalten regelmäßig eine Auswertung der anstehenden Ereignisse. Diese können Sie dann in verschiedenen Intervallen wiederholen lassen.

Fuhrpark

Mit EIBEX läuft es rund im Fuhrpark

Ob PKW, LKW oder Baumaschinen – mit EIBEX legen Sie für jedes Fahrzeug ein eigenes Profil an und erfassen alle relevanten Daten wie Baujahr, Kennzeichen, Kilometerstände, TÜV, UVV-Prüfungen, Inspektionen und vieles mehr.

Dank der automatischen E-Mail-Erinnerungen verpassen Sie keine wichtigen Termine mehr. So haben Sie stets den vollen Überblick und alle Fahrzeugdaten jederzeit griffbereit – einfach, digital und effizient.

Schnellexport

Wenn es schnell gehen muss

Manchmal muss es schnell gehen und alle Dokumenten werden unmittelbar gebraucht. Für diesen Fall biete Ihnen EIBEX den Schnellxport: Alle bisher hochgeladenen Dokumenten können in einer übersichtlichen Ordnerstruktur als ZIP komprimiert und danach mit Partnern oder Behörden geteilt werden.

EIBEX ist die innovative Absicherung für Auftraggeber und Subunternehmer – mit einfacher Dokumentenverwaltung, automatisierter Prüfung von Freistellungsbescheinigungen (FSB) nach §48b EStG und effizienten Prozessen für Ihr Unternehmen.

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