Alle Subunternehmer-Dokumente sicher und digital an einem Ort

Digitale Lösung für Subunternehmernachweise

Alle Nachweise automatisch prüfen, verwalten und dokumentieren

Mit EIBEX setzen Sie auf eine digitale Lösung für Subunternehmernachweise, die alle wichtigen Unterlagen automatisch auf Gültigkeit prüft. Dokumente wie die Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG), Gewerbeanmeldungen oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden zentral gespeichert – mit Erinnerungsfunktion bei Ablauf.

Vorteil: Sie verwalten Subunternehmer-Dokumente digital, revisionssicher und rechtlich einwandfrei – egal ob von Haupt- oder Nachunternehmern.

Alles im Blick

Verwaltung von Subunternehmern und deren Dokumenten

Egal wie viele Partner Sie beschäftigen: Mit EIBEX behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Sub- und Nachunternehmer und deren Dokumente.

Die Verwaltung von Subunternehmern und deren Dokumenten erfolgt strukturiert, transparent und datenschutzkonform. Jeder Status ist nachvollziehbar – von der Erfassung bis zur Archivierung.

FAQ zur digitalen Verwaltung von Subunternehmerunterlagen

Fragen – verständlich beantwortet

Welche Subunternehmerdokumente benötige ich?
Zu den wichtigsten Unterlagen zählen: Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Gewerbeanmeldung, Nachweis der Sozialversicherung, Mitgliedsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, Unbedenklichkeitsbescheinigungen vom Finanzamt und ggf. Nachunternehmerliste.

Wie kann ich Subunternehmerdokumente prüfen?
Dokumente sollten auf Vollständigkeit, Plausibilität und vor allem auf Gültigkeit geprüft werden. Besonders bei der Freistellungsbescheinigung ist zu kontrollieren, ob sie echt, gültig und dem richtigen Bauvorhaben zugeordnet ist.

Welche digitale Lösung für Subunternehmerdokumente ist sinnvoll?
Sinnvoll sind Plattformen, die automatische Erinnerungen bei Fristablauf senden, Uploads direkt ermöglichen, die Prüfung vereinfachen und eine zentrale Übersicht über alle Dokumente bieten – sowohl für Auftraggeber als auch Subunternehmer.

Wie kann ich Freistellungsbescheinigungen automatisch prüfen?
Über offizielle Schnittstellen wie die des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) kann die Gültigkeit einer Freistellungsbescheinigung automatisiert abgefragt werden. Moderne Tools integrieren diese Funktion und prüfen regelmäßig im Hintergrund.

Wie oft muss ich Subunternehmerdokumente aktualisieren?
Viele Dokumente sind nur für ein Jahr gültig (z. B. Freistellungsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen). Eine jährliche oder projektbezogene Prüfung ist dringend zu empfehlen – idealerweise automatisiert.

Darf ich Subunternehmer ohne gültige Nachweise beschäftigen?
Nein. Ohne gültige Nachweise drohen steuerliche Nachteile (z. B. Bauabzugsteuer) oder sogar Bußgelder wegen Verstößen gegen das Schwarzarbeitsgesetz. Auftraggeber sind zur sorgfältigen Prüfung verpflichtet.